Meldregeling klokkenluiders Loyals Groep

Loyals Groep streeft naar een open en integere organisatiecultuur waarin ruimte is om misstanden op een veilige en verantwoorde manier te melden. Deze meldregeling biedt medewerkers de mogelijkheid om (vermoedens van) misstanden aan te kaarten zonder angst voor benadeling. Het doel van dit beleid is het waarborgen van een transparante meldstructuur en het beschermen van melders.

Reikwijdte

Deze regeling is van toepassing op alle medewerkers, inclusief stagiairs, freelancers, oud-medewerkers en andere personen die werkzaamheden voor Loyals Groep verrichten.

Definitie van een misstand

Een misstand in de zin van deze regeling betreft een situatie waarin sprake is van één of meerdere van de volgende omstandigheden:

• Een (dreigende) schending van wettelijke voorschriften en bepalingen;
• Gevaar voor de volksgezondheid, veiligheid of het milieu;
• Structureel onethisch handelen binnen de organisatie;
• Verspilling van publieke middelen of ernstige nalatigheid;
• Bedreiging van het goed functioneren van de organisatie ten gevolge van onregelmatigheden.

Melden van een misverstand

Interne meldroute
Een medewerker die een vermoeden van een misstand heeft, kan dit melden via:

• De direct leidinggevende;
• De vertrouwenspersoon van Loyals Groep;
• De HR manager van Loyals Groep;
• De General Manager van Loyals Groep.

 
Vertrouwelijkheid
Alle meldingen worden vertrouwelijk behandeld. De identiteit van de melder wordt alleen gedeeld met derden indien daarvoor toestemming is gegeven of wanneer dit wettelijk verplicht is.
 
Anonieme melding
Een anonieme melding is mogelijk, mits de melding voldoende concreet en onderbouwd is om onderzoek te kunnen doen.
 
Behandeling van de melding
Na ontvangst van de melding:

• Ontvangt de melder binnen vijf werkdagen een bevestiging;
• Wordt de melding beoordeeld op aard en ernst;
• Vindt, indien er aanleiding voor is, een intern onderzoek plaats door een aangewezen functionaris of commissie;
• Wordt de melder op de hoogte gehouden van de voortgang en uitkomsten.

 
Bescherming van de melder
Een medewerker die te goeder trouw een melding doet van een (vermoedelijke) misstand, geniet bescherming tegen benadeling. Onder benadeling wordt onder meer verstaan: ontslag, schorsing, demotie, intimidatie of uitsluiting.

Externe melding
Indien een interne melding niet tot voldoende opvolging leidt, of als er sprake is van een acute dreiging of wettelijke plicht, kan een externe melding worden gedaan bij een bevoegde instantie zoals de Autoriteit Persoonsgegevens of het Huis voor Klokkenluiders.

Slotbepaling
Deze meldregeling wordt periodiek geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd. Vragen over de toepassing van dit beleid kunnen worden gesteld aan de HR-afdeling of vertrouwenspersoon.

Versie: 1.0
Vastgesteld op: 16 juni 2025
Verantwoordelijke afdeling: Directie Loyals Groep