In de exclusieve wereld van dressuurpaarden zocht NL Stables naar een manier om geïnteresseerden sneller en persoonlijker te informeren. Met een AI-gestuurde WhatsApp-chatbot hebben we actuele paardeninformatie direct beschikbaar gemaakt, zonder concessies te doen aan de klantbeleving.
Dit project is gerealiseerd door ons AI-operator bureau The new dutch.
NL Stables verkoopt hoogwaardige Spaanse sportpaarden met potentie voor de internationale dressuursport. In deze high-end markt draait het om vertrouwen, discretie en directe service. Potentiële kopers willen snel weten welke paarden beschikbaar zijn, inclusief details over karakter, trainingsniveau en status.
Tot voor kort verliep deze communicatie via e-mail en telefoon, wat tijdrovend was en niet altijd leidde tot de meest actuele informatie. Bovendien zorgde het voor veel herhaalde vragen aan het team, waardoor er minder ruimte was voor persoonlijk contact. NL Stables zocht een manier om geïnteresseerden direct en accuraat te informeren, zonder concessies te doen aan de merkbeleving.
We ontwikkelden een op maat gemaakte WhatsApp-chatbot, gebaseerd op ChatGPT-5. Deze digitale assistent is gekoppeld aan de website van NL Stables en haalt voortdurend actuele data op uit de paardenportefeuille en levert directe, gepersonaliseerde antwoorden op basis van de meest recente gegevens.
De keuze voor WhatsApp was bewust en strategisch. Dit platform is vandaag de dag hét communicatiemiddel bij uitstek voor snel, laagdrempelig contact. Het voelt persoonlijk en vertrouwd aan, sluit aan bij het dagelijkse gebruik van klanten en verlaagt de drempel om vragen te stellen of interesse te tonen. Bovendien ligt de responstijd via WhatsApp aanzienlijk lager dan via e-mail of formulieren, terwijl de natuurlijke gespreksstructuur ervoor zorgt dat gebruikers niet direct het idee krijgen met een chatbot te praten. Op die manier blijft de beleving persoonlijk, efficiënt en volledig in lijn met de servicegedachte van NL Stables.
We begonnen met een validatiefase, waarin de chatbot getest werd op een beperkte set pagina’s en categorieën afkomstig van de website en externe documentatie. Het doel: toetsen of de AI de juiste interpretaties maakte en of de gespreksstijl aansloot bij het serviceniveau van NL Stables. Deze eerste versie werd intensief intern getest.
Daarna volgde de proof of concept waarbij de chatbot werd gekoppeld aan de website via realtime scraping, zodat alle informatie over paarden en beschikbaarheid voortdurend up-to-date bleef. De AI leerde onderscheid maken tussen vaste eigenschappen (zoals ras, karakter en trainingsniveau) en dynamische gegevens (zoals beschikbaarheid en verkoopstatus). Door middel van een lichte reactievertraging en “live typing” ontstond een natuurlijke, mensgerichte gespreksflow. Ook werd een dashboard ingericht voor inzicht in gesprekken, prestaties en optimalisaties.
In de afrondende fase werden extra systemen gekoppeld, waaronder een CRM-systeem. Er zijn safeguards ingebouwd die garanderen dat bij vragen buiten het kennisgebied direct een beheerder wordt ingeschakeld. Die kan het gesprek direct overnemen of via een vaste structuur een passend antwoord geven. Dankzij de custom-made architectuur is het mogelijk om op termijn specifieke “agents” te ontwikkelen voor uiteenlopende taken. De investering is daarbij schaalbaar, afhankelijk van de gewenste autonomie en koppelingen.
Dankzij de WhatsApp-assistent ontvangt NL Stables-klanten direct antwoord op hun vragen, op elk moment van de dag en volledig afgestemd op de meest actuele informatie. Het contact blijft persoonlijk, terwijl het team wordt ontlast van repetitieve communicatie.
De kracht van de oplossing zit in de balans tussen slimme technologie en menselijke regie. Door natuurlijke gespreksflow, realtime data-integraties en duidelijke escalatiemomenten is de digitale assistent niet alleen efficiënt, maar ook volledig in lijn met de exclusieve servicebeleving die NL Stables kenmerkt.
